Título del Puesto: Auxiliar Administrativo Comercial y Operativo
Nombre del Colaborador:
Departamento: Administración
Reporta a: Encargada de Administración Comercial y Operativa
Ubicación: Oficina Administrativa / Planta
Tipo de Contrato: Tiempo completo

Objetivo General del Puesto

Ejecutar la operación administrativa diaria del flujo comercial, asegurando que la información en sistema, documentación, facturación y expedientes estén correctamente capturados, organizados y actualizados, apoyando directamente a la Encargada de Administración Comercial para que esta pueda enfocarse en validación, conciliación y control administrativo estratégico.

Responsabilidades y Funciones Clave

A. Captura Administrativa Comercial

• Capturar cotizaciones en sistema conforme a lineamientos establecidos por la Encargada.
• Verificar que datos básicos estén completos y correctos (cliente, obra, volumen, clase y precio autorizado).
• Actualizar estatus en sistema.
• Organizar expediente digital por hoja de servicio.
• Reportar a la Encargada cualquier dato faltante o fuera de lineamiento para su validación.

B. Captura y Control Administrativo de Remisiones

• Subir remisiones y tickets al ERP.
• Capturar volúmenes conforme a documentación entregada.
• Detectar errores simples como duplicidades o folios incompletos.
• Reportar inconsistencias a la Encargada para su revisión y resolución.
• Evitar rezagos en captura diaria.

C. Integración de Expediente para Validación

• Integrar expediente base que incluya hoja de servicio, remisiones de concreto y de bombeo, comprobante de pago y cargo por devolución de concreto.
• Verificar que la documentación esté completa antes de enviarla a la Encargada para revisión.
• Mantener estructura digital organizada por cliente y proyecto (año, mes y día).

D. Apoyo en Facturación

• Generar facturas bajo indicación expresa de la Encargada, conforme a lineamientos definidos.
• Enviar facturas cuando la Encargada lo indique (ventas, CEOs y coordinador).
• Descargar y resguardar XML y PDF para control.
• Emitir complementos de pago cuando la Encargada lo indique (para temas de ingresos).
• Apoyar en temas de egresos y rastreo de complementos de pago bajo supervisión de la Encargada.
• Mantener archivo físico y digital organizado.

E. Seguimiento Administrativo Básico

• Actualizar el registro en sistema de estados de cuenta de clientes, bajo instrucción de la Encargada.
• Enviar recordatorios administrativos básicos de pago según indicación.
• Dar seguimiento a facturas enviadas y reportar el estatus a la Encargada.
• Escalar cualquier conflicto, reclamación o situación fuera de lo ordinario a la Encargada.

F. Control Documental

• Organizar archivo físico de remisiones.
• Clasificar documentos por cliente.
• Digitalizar documentación relevante.
• Mantener estructura digital ordenada.
• Apoyar en auditorías internas cuando se indique.

G. Apoyo en Reportes Administrativos

• Actualizar bases para reporte quincenal de ventas.
• Preparar base preliminar para cálculo de comisiones.
• Apoyar en validación semanal de volúmenes.
• Preparar información solicitada por la Encargada.
• Preparar el reporte de bombeo del proveedor y entregar la información a la Encargada para que ella realice la conciliación con el estado de cuenta.

Formación Académica

Carrera técnica o licenciatura en Administración, Contabilidad o carrera afín.

Experiencia

• 1 a 3 años en administración comercial u operativa.
• Experiencia en facturación básica.
• Deseable experiencia en empresas industriales.
• Manejo básico de ERP (Odoo deseable).
• Excel básico-intermedio.

Habilidades y Competencias

• Orden y disciplina administrativa.
• Atención al detalle.
• Capacidad de seguimiento constante.
• Ejecución confiable.
• Manejo de múltiples pendientes.
• Comunicación clara.

Objetivos Mensuales

• Sistema actualizado sin rezagos.
• Órdenes completas antes de validación por la Encargada.
• Remisiones capturadas sin duplicidades.
• Expedientes organizados al 100% y entregados a la Encargada en tiempo.
• Facturación archivada correctamente.
• Pendientes administrativos sin acumulación.

Rol dentro de la estructura

El Auxiliar Administrativo Comercial y Operativo pertenece al Departamento de Administración y ejecuta la operación administrativa diaria del flujo comercial-operativo, apoyando directamente a la Encargada de Administración Comercial y Operativa. Su función es mantener orden, captura, seguimiento y respaldo documental bajo los lineamientos y la supervisión de la Encargada, permitiendo que esta se enfoque en análisis, conciliación y control. No toma decisiones comerciales ni financieras; ejecuta bajo instrucción y escala cualquier situación fuera de lo ordinario a la Encargada.